excel

Microsoft Excel è un programma che nel tempo è diventato estremamente comune in qualsiasi posto di lavoro iniziando ad essere utilizzato anche dai dipendenti meno esperti, che con celle e tabelle di dati sono diventati in grado di tener conto dei vari valori immessi.

Ci sono però tante funzioni avanzate di questo programma inesplorate da alcuni e che il solo conoscerle semplificherebbe di tanto il lavoro svolto e riuscirebbe a fornire maggiori informazioni sui dati inseriti.

Le funzioni avanzate

Excel è un programma potente e variegato, basti pensare che con l’integrazione di VBA (Visual Basic for Application) permette al programma e al dipendente che lo utilizza di amministrare un’azienda.

Infatti, in alcuni casi viene utilizzato per gestire l’intera contabilità o come gestionale aziendale.

Per arrivare a questi livelli non basterà di certo leggere quali siano le 10 funzioni avanzate di Excel, ma sarà necessario seguire un corso excel avanzato per diventare realmente padroni del programma.

Adesso, per i più interessati e curiosi, passiamo alle funzioni di Excel che non tutti conoscono.

Carica dati da siti web

Andando nella sezione “Dati” di Excel, nella finestra di “Recupera e trasforma i dati” può essere importato ogni tipo di dato in Excel.

Tra i tanti vi è la possibilità di importare dati da una pagina web, esterna quindi a quello che si sta realizzando in quel momento.

Apparirà poi una finestra di dialogo in cui inserire il link da cui prelevare questi dati e visualizzarli in tabella.

Ordina e filtra

Altra funzione realizzabile su tabelle di grandi dimensioni.

Se ad esempio avessimo una tabella con inseriti dei libri presenti in un magazzino con una colonna dedicata agli autori che li hanno scritti, per visualizzare i libri di un solo autore basterebbe premere il pulsante “Ordina e filtra” posta in alto a destra nella sezione “Home” per poi premere su “Filtri”, selezionando poi l’autore d’interesse visualizzeremo esclusivamente i libri da lui scritti.

La formattazione condizionale

La formattazione condizionale è un’operazione fattibile senza l’uso delle funzioni, il tasto è tenuto in bella vista nella sezione “Home” in alto a destra.

Non tutti la conoscono, ma permette di formattare per colori, grafici e barre, tutte le celle selezionate secondo varie condizioni.

Quelle da conoscere sono:

  • Evidenziazione delle celle maggiori o minori di un valore dato;
  • Evidenziazione dei valori duplicati;
  • Formattazione per barre di dati;
  • Formattazione per scale di colori.

Oltre queste operazioni è possibile creare anche delle nuove regole per la formattazione.

La formattazione condizionale è l’ideale per chi non conosce ancora tante funzioni ma vuole rendere ugualmente il suo foglio di calcolo bello e facile alla lettura.

SE

La funzione SE, attivabile direttamente dalla barra delle formule, restituisce dei valori a seconda se la condizione inserita risulti essere vera o falsa.

SOMMA SE

Abbiamo una tabella che riporta gli articoli venduti da un’azienda in una colonna e le rimanenze di magazzino dei suddetti articoli in un’altra. Abbiamo il bisogno di avere il totale, diviso per articoli delle rimanenze in magazzino. Il risultato è facilmente ottenibile con questa funzione “SOMMA SE”.

Scrivendo in una cella =SOMMA.SE(A1:A30;”Quaderno a righe”;B1:B30)

Il programma prenderà in considerazione solo l’intervallo di celle A1 e A30 in cui c’è l’articolo “Quaderno a righe” e ci restituirà nella cella X la somma data dalle cifre inserite nella colonna B corrispondenti alla riga “Quaderno a righe”.

CONTA SE

“CONTA.SE” è una funzione molto simile alla “SOMMA.SE”, con l’unica differenza che i valori contenuti nelle celle in esame non vengono sommati, ma soltanto contati riportandoci quindi quanti elementi di quella tipologia sono inseriti nel foglio di calcolo.

GIORNI LAVORATIVI

Vi è mai capitato di chiedervi quanti giorni lavorativi ci sono in un dato mese?

Se la risposta è sì, avete adesso la soluzione a portata di mano, o per meglio dire, di funzione!

Inserendo in una colonna tutti i giorni di un mese, occorrerà soltanto utilizzare la funzione:

=GIORNI.LAVORATIVI.TOT (A1;A31)

Nella cella preposta a questa funzione verrà visualizzato il numero corrispondente ai giorni lavorativi di quel mese (tenendo conto di giorni festivi e non lavorativi).

ARROTONDA

La funzione arrotonda permette nel caso di numeri decimali, di avere la cifra riportata arrotondata per eccesso o difetto trasformandola così in un numero intero.

La sua sintassi è:

=ARROTONDA(num; num_cifre)

Con “num” si indica la cella o il numero da arrotondare e con “num_cifre” il numero di decimali a cui si vuole venga visualizzato il numero.

 

RICERCA E TROVA

Quando si lavora su delle stringhe di testo, due funzioni utili risultano essere “RICERCA” e “TROVA”. Sono due funzioni simili tra di loro, ma con “RICERCA” non vengono fatte distinzioni tra maiuscolo e minuscolo.

=RICERCA(testo; stringa; [inizio])      =TROVA(testo; stringa; [inizio])

Dopo aver deciso la parola da cercare (testo), con stringa selezioniamo la cella in cui cercare ed inizio sta ad indicare i caratteri da cui si deve partire.

 

INDICE

Quella dell’indice è una funzione che torna molto utile in fogli di calcolo dalle grandi dimensioni.

Questa funzione permette di visualizzare un risultato specifico fra i tanti presi in esame.

Se ad esempio volessimo visualizzare la 23esima riga della colonna C, basterebbe scrivere in una cella X la funzione:

=INDICE(C1:C75;23)

Restituirà il valore della riga 23 della colonna C in una cella X scelta dall’utente.

La funzione torna utile per avere subito a portata di mano un dato senza stare a scorrere all’interno della tabella.